Наши статьи

UP_8(251)_UP_12(195).qxd

Мобильные приложения для HR: не время играть

Понравилась статья? Нажмите кнопку "Нравится" и расскажите друзьям:

Анна Боднарчук, директор супермаркета программного обеспечения «Софткей-Украина»:

Какая ассоциация у вас возникает при словосочетании «мобильное приложение»? Такой опрос мы провели однажды среди сотрудников компании, и в их ответах речь шла в основном про игры, развлечения, Кремниевую долину, мобильные платформы, Стива Джобса и прочие Angry Birds. Как это часто бывает с ассоциациями, они несколько отстают от реальности. Например, разработка мобильных приложений – одна из самых перспективных отраслей украинского IT (как в аутсорсинге, так и в создании собственных приложений работает более 50 компаний), а не исключительно гиков из Кремниевой долин. То же самое и с «развлекательными» ассоциациями – на самом деле существует множество известных и доказавших свою полезность приложений, которые могут помочь в работе менеджеру по персоналу.

Мы расскажем про некоторые полезные приложения, независимо от того, для какой платформы они созданы (iOs, Android или что-нибудь еще), поскольку многие из них существуют сразу для нескольких платформ, а остальные в большинстве случае имеют аналоги. Итак, поехали.

Контроль рабочего времени сотрудников

В компаниях, где сотрудники не находятся постоянно в офисе (например, мерчендайзеры, передвигающиеся по точкам с товаром или торговые представители) сложно контролировать рабочее время этих сотрудников, а этот контроль часто входит именно в обязанности HR-менеджера. Что делать?

Установить на все телефоны приложение Reptilicus, которое контролирует все действия, которые совершались с телефоном (звонки, SMS, социальные сети и приложения), определяет местоположение телефона и отправляет все необходимые данные на указанную электронную почту. Фактически менеджер по персоналу может при помощи этого приложения полностью контролировать рабочий день сотрудников и соблюдения ими внутренних правил компании. При небольшом изменение правил (организации звонков из контрольных точек) можно контролировать, например, водителей и экспедиторов, что максимально затруднит возможное мошенничество с топливом/пробегом.

Упрощение работы с командировочными и в командировках

 Бывает так, что и сам менеджер по персоналу работает вне офиса, например, в командировках на выездном обучении, проведении семинаров и тренингов и т.д. Ни для кого не секрет, что командировки были бы прекрасны, если бы не бухгалтерия, которая будет потом требовать отчетов за каждый сделанный шаг. То же самое происходит, когда менеджер по персоналу организовывает чужие поездки и командировки – спрос все равно будет с него.

В таком случае можем порекомендовать приложение Kashoo Accounting, которое помимо прочего умеет записывать и контролировать командировочные расходы. Работает все просто: получили квитанцию, сразу же сделали ее фотоснимок и присоединили к отчету о расходах. В результате вся картина расходов по командировке хранится в удобном виде в одном месте, и испытание бухгалтерий пройти намного легче. Кстати, точно таким же образом можно контролировать расходы по любым мероприятиям (не только командировкам), например, по тренингам или выездным корпоративным мероприятиям.

Еще одно приложение, которое поможет работать вне офиса – Collaborate. Если вдруг у вас нет по каким-то причинам удаленного доступа к корпоративной почте, или вы находитесь в дороге, а вам срочно необходимо получить и посмотреть какой-то файл, то это приложение решит проблему. Более того, весь обмен файлами и задачами шифруется, а само приложение интегрируется с популярными сервисами Box, Dropbox, Evernote и Google Drive.

Удаленный органайзер

Во время работы в офисе менеджер по персоналу для организации своей работы может использовать календарь в MicrosoftOutlook или Google.Calendar. Но что делать, если вы не в офисе? Можно воспользоваться приложением Calendar5, которое импортирует все ваши запланированные дела в свое хранилище, и представит вам в удобном для работы в виде (список дел за день, неделю, месяц). Создатели приложений серьезно подошли к своему детищу и предусмотрели такую удобную функцию, как автоматическое распознавание деталей вашего календаря – «ввод на естественном языке». Например, вы пишете в интерфейсе приложения «собеседование с Петренко во вторник в 18.00», а приложение самостоятельно ставит эту задачу в календарь на указанное дату и время.

Офисные мелочи

Мобильные приложения на то они и мобильные, что чаще всего не заменяют собой полноценные программы, установленные на компьютерах и ноутбуках, а дополняют их (делают жизнь проще) различными полезными мелочами, максимально используя возможности мобильных устройств (компактный размер, мобильная/3G-связь, фотокамера и т.д.) Вот пара примеров:

Приложение Roambi Analytics — превращает сложные массивы данных из электронных таблиц в легко читаемые диаграммы и графики. Видели рекламу про менеджера, который делает презентацию со своего смартфона. Вот это примерно то же самое, просто выбираете один из шаблонов отображения данных, загружаете в приложение таблицы, и любуетесь полученными графиками и таблицами. Само собой, красивым графиком отпусков можно делиться со всеми заинтересованными лицами.

Еще одна полезная мелочь – приложение ScanBizCards, которое является своего рода «читалкой визитных карточек». Предположим, вы отправились на ежегодную конференцию по обмену опытом для HR, там познакомились со многими полезными людьми, собрали много визиток, но что делать с ними дальше? Вариант сложный – руками заносить в электронную адресную книгу, вариант простой – при помощи этого приложения сфотографировать все визитки, и контакт будет автоматически распознан и внесен в контакты.

Ну, напоследок не можем упомянуть приложение буквально на все случаи жизни – Evernote. Его предназначение – удобное хранение информации. Прочитали полезную статью, к которой еще хотите вернуться? Закиньте в Evernote. Получили важную СМС? Отправьте в Evernote. Нужно создать список дел? Опять поможет Evernote. На собственном примере скажу, что все наши сотрудники используют Evernote, например, для сохранения и обмена идеями. И все эти идеи будут доступны потом с любого компьютера и устройства, что очень и очень облегчает коммуникацию.

В целом, этих примеров вполне достаточно, чтобы понять, чем и как мобильные приложения могут быть полезны в борьбе за повышение продуктивности сотрудников. Или могут разбудить желание поискать другие приложения, решающие ваши конкретные задачи. Но перед тем, как начинать использовать эти или другие приложения, стоит сделать две вещи:

Осознать, что «на приложение надейся, а сам не плошай» — если у сотрудников нет желания повышать продуктивность, то никакое приложение и софт здесь не помогут.

Подготовить свод корпоративных правил относительно использования ПО и приложений на рабочих смартфонах во избежание «зоопарка софта», который будет не помогать, а мешать работе.