Наши статьи

What-makes-a-buzz-about-Microsoft-Office365_buggingweb_1

Логистика уходит в «облака»

Понравилась статья? Нажмите кнопку "Нравится" и расскажите друзьям:

Совсем недавно Microsoft отрапортовал о миллионе домашних пользователей MS Office 365, что можно считать цифрой показательной. Бизнес тоже потихоньку переходит на новинку, но это все там, на Западе. А что у нас?

У нас, конечно, все намного медленнее, но можно с уверенностью сказать, что малый и средний бизнес постепенно начал «верить в облака», несмотря на первоначальный скептицизм (впрочем, он сохраняется и до сих пор). Сказать, что украинские компании массово отказываются от почтовых серверов и переходят на Microsoft Office 365 было бы неверным. Но ласточки (и далеко уже не первые) есть, поэтому можно на конкретном примере взять и разобраться, что же это за зверь такой «облачный офис», и с чем его едят.

В дооблачную эпоху

Обычная украинская компания (сфера деятельности – логистика, в штате около 80 человек в разных городах) на протяжении всей своей истории использовала продукты Microsoft. В общем, абсолютно стандартный набор: Small Business Server, Outlook, Exchange, конечно Word, Excel, PowerPoint и т.д. Когда-то все это было пиратским, с развитием компании (и появлением ИТ-отдела) компания перешла на лицензионные продукты, и все было прекрасно до поры до времени.

Так бы оно все и оставалось (пока весь софт не ушел бы в «облако»), но в компанию пришел новый, молодой директор ИТ-депратамента. А в нелегкие кризисные времена одна из основных поставленных перед ним задач – снижение затрат на обслуживание ИТ-инфраструктуры. Задача банальная для любого менеджера на такой должности, но чтобы решить ее надо немало кофе выпить…

Решение первое – условно бесплатное

Поскольку ИТ-директор человек молодой и прогрессивный, то первой мыслью было попробовать максимально использовать знакомые и «бесплатные» инструменты, например, Google Apps for Business. «Бесплатными» в кавычках потому, что обычный пользователь привык к бесплатности того же Gmail и совершенно не подозревает о том, что для бизнеса эти решения платные. Набор из основных инструментов стоит всего $5 в месяц на одного пользователя, но ключевое слово тут «основных». Любое расширение пакета будет увеличивать и плату, но это не единственная проблема. Вот еще несколько:

  • Оплата возможно только кредитной картой, что автоматически не приемлет бухгалтерия.
  • Проблема с совместимостью форматов.
  • Привычные офисные продукты Microsoft на голову превосходят свои аналоги от Google (самый яркий пример — Excel).
  • Проблемы с поддержкой работы офлайн у продуктов Google.
  • Заметная «незаточенность» Google на работу с украинским клиентом, что вызывает сомнения в своевременности поддержки и адаптированности решений.

В процессе выбора было много жарких дискуссий, высказывались аргументы «за» и «против» самого «облачного» принципа. Основным камнем преткновения была необходимость хранения конфиденциальной (и не только) информации «где-то там, на чужих серверах». С одной стороны для наших условий физическое нахождение сервера за пределами Украины – это плюс, с другой стороны – как-то боязно доверить «накопленное годами неизвестного труда» неизвестным сисдаминам. Решающим стал вопрос, а насколько можно доверять собственному, штатному сисадмину, которые теоретически может сделать с информацией, все что захочет?

В общем, первый блин вышел комом, но не совсем. Было выбрано правильное направление – снизить затраты на ИТ-инфраструктуру можно, если переходить в «облака», что позволит серьезно сэкономить на очень «железе». Не нужно покупать никакое серверное оборудование (в условиях конкретной компании это десятки тысяч гривен экономии единоразово), снижение затрат на электричестве (тысячи гривен в месяц), нет надобности в серверной комнате, (а это стойки, шкафы, кондиционер, пожарная безопасность, видеонаблюдение и т.д.)

Решение второе – привычный продукт в новой оболочке

Еще одно соображение прямо указывало на поставщика решений – хотелось максимально сэкономить времени на переучивание и привыкание сотрудников к новым программным решениям. Поэтому решено было разобраться с предлагаемыми Microsoft «облачными» решениями.

Техническая сторона вопроса уже была рассмотрена в процессе сравнения с продуктами Google (тестировались пробные версии продуктов), и в целом тут неясностей уже не было. Нераскрытыми остались вопросы стоимости, формы оплаты и настройки решений.

По поводу стоимости получилось, что цена бессрочных лицензий на все продукты (имеются в виду привычные десктопные версии), которые включены в состав Microsoft Office, в 4 раза выше, чем подписка на Microsoft Office 365 на год. Но при этом раз в несколько лет выходят новые версии продуктов с «бессрочными» лицензиями, которые рано или поздно надо будет обновлять (а это опять полная стоимость или в лучшем случае со скидкой на переход между версиями продукта). В случае же использования Microsoft Office 365 платить нужно один раз в год, что автоматически означает доступ к самым последним версиям продуктов. В общем, после тщательного подсчета выяснилось, что при переходе на «облачное» срок окупаемости составит 4 года.

По поводу формы оплаты все оказалось просто — в гривнах, договор на поставку закрывается расходной накладной, то есть, никаких особенностей и сложностей в оформлении документов нет.

По поводу сложностей настройки Microsoft Office 365 можно процитировать слова одного из сисадминов компании: «Легче всего было настроить Lync (он привязан к домену компании), прописали в настройках домена специальные записи, позволяющие подтвердить, что данный домен принадлежит именно нам (т.е. легальность использования домена) и все заработало. Над настройками почты тоже не пришлось копаться. Изначально при подключении MS Office 365 создал пользователей и каждому пользователю выставил галочки, какой функционал лицензий сотрудник может использовать. При этом почта через веб-интерфейс уже работает на отправку. Чтобы принимать почту, необходимо прописать специальные записи в настройках домена по аналогии с Lync. На этом этапе все и заработало.

Относительно офисных приложений – скачали файлы установочные, установили программы и ввели учетные данные (логин и пароль) пользователя и все».

Краткое итого

А итог был простой. Сели, потестировали еще раз, почитали, увидели экономическую выгоду (тем более что ежегодный платеж не так болезнен для компании, а если в следующем году будет  меньше ПК, будем платить только за это количество) и решили попробовать. Если что-то пойдет не так, то всегда можно вернуться на привычные десктопно-серверные решения, с которыми работали раньше. Других SAAS-провайдеров решили на этом этапе не рассматривать, а вернуться к этому вопросу, в случае необходимости.

На сегодня полет проходит нормально, опасения относительно безопасности информации не подтвердились. По ходу использования сисадмины отмечают удобство удаленной настройки силами самого инструмента (а это важно в условиях компании, разбросанной по разным городам). Пользователи в свою очередь заявляют, что стало рамного удобнее работать удаленно — в командировках, на больничных, любой сотрудник с любого ПК/смартфона имеет доступ к почте, телефонии, базе данных, офисным приложениям без всяких сложных настроек.

Из оплаченного года использования Microsoft Office 365 прошло несколько месяцев, поэтому глобальные выводы делать рано. Но пока возвращать предыдущую инфраструктуру никто не собирается.