Наши статьи

PZ_7(175)_Layout 1

Контроль и управление рабочим временем – возможности автоматизации

Понравилась статья? Нажмите кнопку "Нравится" и расскажите друзьям:

Учет рабочего времени сотрудников — важная составляющая любого бизнеса. Чем больше сотрудников в компании, тем сложнее контролировать использование каждым из них своего рабочего времени. К счастью, в век автоматизации этот контроль можно автоматизировать при помощи программного и аппаратного обеспечения. Но есть и плохая новость – подобная автоматизация имеет определенные пределы.

Попробуем классифицировать программы, позволяющие контролировать рабочее время персонала, по сложности и «степени проникновения» контроля:

Пришел-ушел

Эта система сегодня широко распространена – на входе в офис/на производство устанавливается считывающее устройство, связанной с базой данных. При помощи уникальных идентификаторов (карточек, RFID-меток и т.д.) фиксируется время прихода/ухода на работу, походов на перерыв, в курилку и т.д.

Из плюсов такой системы – простота. Минусы: необходимость затрат на аппаратную часть, недостаточный для полного анализа объем информации. Например, совершенно непонятно, что произошло, если сотрудник ушел на 2 часа раньше? Ушел он на встречу с партнерами, или просто отправился домой? Поэтому приходится вводить дополнительное табелирование, что разрушает саму идею автоматизации контроля рабочего времени на корню. А самое главное – использование такой системы позволяет узнать, сколько времени человек провел на работе, но при этом совершенно непонятно, на что он тратил это время.

Существуют и продвинутые варианты подобной системы (например, TV NET), которые позволяют контролировать не только сотрудников, но и всех посетителей: заказывать пропуска с их автоматическим учетом, снимать изображение с веб-камер, работать со справочником сотрудников и т.д.

Контроль средства производства

Для офисов (соответственно сотрудников, которые работают на компьютерах) существует самый широкий выбор более продвинутых систем. Эти системы (YaWare, Staff Cop, Internet Access, Mipko) позволяют не только зафиксировать время прихода и ухода сотрудников (включение и выключение компьютеров), но и четко понимать, как эти компьютеры использовались.

Работают они просто – фиксируются все действия сотрудников за компьютерами: открытие файлов, запуск программ, заходы на определенные страницы в Интернете и т.д. При помощи удобного интерфейса и гибкой системы распределения прав можно просмотреть что, когда и сколько делал каждый сотрудник за своим компьютером, построить понятные графики, проанализировать расход рабочего времени.

Плюс: возможность обойтись без специальной аппаратной части (считывателей карточек). Минусы: подходит только для определенных отраслей бизнеса/отделов компаний.

Контроль над задачами

Это несколько другой подход к управлению рабочим временем (на наш взгляд более эффективный), когда контролируется не время само по себе, а количество и качество выполнения конкретных задач (каждая из которых занимает какое-то время).

Решений существует множество, самые простые(VIP Team To Do List, Vip Task Manager) позволяют поставить задачи сотрудникам и наблюдать за сроками их реализации. Сложные (например, 1С-Битрикс: Корпоративный портал) позволяют организовывать совместную работу, стратегическое планирование, контроль удаленных сотрудников и т.д.

Плюсы: высокая эффективность (при грамотной системе мотивации), минусы – необходимость внедрения и высокая стоимость в случае со сложными, комплексными системами, ограничение по сфере использования – для строительных рабочих такая система вряд ли подойдет (а вот для прорабов вполне).

Контроль рабочей зоны

Это своего рода комбинированные решения, в которых используется не только система электронных пропусков, но и камеры слежения, связанные с общей базой данных в одном интерфейсе (пример программы – «Скрытая камера»).

Соответственно, если ваши сотрудники работают не за компьютерами. а, например, за станками, вы сможете с легкостью контролировать что же они делают на рабочих местах при помощи специально разработанных триггеров. Например, человек «отбился» на проходной за 10 минут до начала рабочего дня, уже 9.30, а сигнала о включении станка не последовало. Автоматически включается камера, которая показывает, что же происходит на рабочем месте.

Плюсы: практически тотальный контроль рабочего времени, возможность самых гибких настроек (например, связь с ЧПУ-станками). Минусы: сложное внедрение, интеграция и связь между собой сразу нескольких типов систем, высокая стоимость, «штучность» самой работы.

Какую из типов систем выбрать – зависит от отрасли вашего бизнеса, но в первую очередь стоит оценивать эффективность от такого внедрения. Стоит ли овчинка выделки? Окупит ли экономия затраты на внедрения? Как это повлияет на мотивацию сотрудников? Только ответив себе на эти вопросы, стоит уже выбирать конкретные системы управления рабочим временем.