Наши статьи

UP_7(250)_UP_12(195).qxd

Инструменты экономии с помощью автоматизации

Понравилась статья? Нажмите кнопку "Нравится" и расскажите друзьям:

Анна Боднарчук, директор супермаркета программного обеспечения «Софткей-Украина»:

HR-отдел – это не самое первое подразделение компании, на котором старается сэкономить владелец, но рано или поздно очередь доходит и до него. Термин «экономия» в данном случае используется в позитивном значении. Конечно, если экономия будет проходить не путем увольнений и чрезмерной загрузкой работой оставшихся сотрудников, а упростив и автоматизировав рабочие процессы менеджера по персоналу. Именно об автоматизации и пойдет речь, тем более, что это вопрос не такой уж простой, как может показаться на первый взгляд.

На чем можно сэкономить в HR-отделе?

Существуют два основных направления (актуальных для любых подразделений компании), которые позволяют сократить статью расходов при планировании бюджета:
• передача ручного, рутинного, не требующего принятия решений, труда от человека к компьютерной технике;
• реорганизация при помощи современных технологий системы труда таким образом, что производственные процессы начинают занимать меньше времени.
Приведу простые примеры из жизни менеджера по персоналу по каждому из направлений:
• поиск персонала для заполнения свободных
вакансий – ежедневная рутинная работа по первичному отбору огромного количества резюме соискателей, размещению вакансий на сайтах и т. д. Все эти функции способна выполнить компьютерная техника (естественно, под контролем человека);
• ведение картотеки кадров. Ранее они заполнялись в буквальном смысле слова на карточках, что сильно увеличивало время их обработки (поиск нужной карточки, работа с ней, поиск другой и т. д.). На сегодняшний день при помощи электронных картотек все эти процессы занимают в разы меньше времени.

В целом до определенной степени можно автоматизировать практически любую из сфер деятельности HR-а. Рассмотрим некоторые из них и проанализируем уже существующие решения.

Куда пришла автоматизация?

Рассказывать об автоматизации будем по принципу «было-стало», точно так же, как и в примерах выше.

Учет рабочего времени

Эту не самую приятную обязанность сегодня мало кто из HR-ов пытается автоматизировать, а зря! Процесс до автоматизации обычно выглядит
следующим образом: в программе Microsoft Office Excel (в худшем случае в письменном виде) ответственные сотрудники из каждого отдела вносят данные о посещении рабочего места коллегами. При этом постоянно возникает путаница со статусами («Н», «НБ», «БОЛ», «ОТПР» и пр.). Также остается простор для манипуляций, не говоря уже об обычных ошибках: табельщик, как правило, никак не мотивирован к ответственному ведению табеля.
Вдобавок ко всему время расходуется на сбор этой информации и ее обработку.

После автоматизации данные вносятся в единую программу, где все статусы четко определены. С собранной информацией можно просто и удобно работать: строить графики, делать выводы, рараспечатывать (например, программа «Табель учета рабочего времени»). Больше того, существуют системы, которые автоматически учитывают время прихода и ухода с работы по активности за компью тером (например, «ОфисМЕТРИКА»). Более продвинутый вариант – биометрические системы (например, Senesys CheckTime), работающие с отпечатками пальцев.

Обучение и тестирование

До: менеджер по персоналу создает тесты и обучающие материалы, используя стандартные офисные пакеты. Сам процесс тестирования проходит зачастую в письменном виде, после чего приходится вручную обрабатывать результаты. С обучением ситуация примерно такая же: множество учебных материалов, собранных в папки, в которых разбирается только тот, кто их создавал. Фактически база корпоративных знаний мало пригодна к использованию и не систематизирована.

После: все тесты и обучающие материалы хранятся и используются в электронном виде в специальных программах. Они структурированы и привязаны к конкретным обучающим курсам, там же хранятся и результаты тестирований, которые всегда доступны в виде удобных настраиваемых отчетов.

Примеры решений (программы):

VeralTest, Indigo, AveLife TestGold, SunRav TestOfficePro, T-Base – системы онлайн-тестирования.
• Psychometric Expert, «Персонал» – онлайн-тестирование, которое ориентировано больше на психологические особенности сотрудника.

Базы данных

До: картотека сотрудников хранится в больших несгораемых шкафах, все необходимые изменения вносятся довольно долго (записки про отпуск, переводы, выговоры, поощрения и т. д.). При этом постоян но возникают проблемы с тем, что, например, данные про отпуск были в приказе, но не попали в другой связанный документ по разным причинам.

После: все информация хранится в электронном виде, ее легко искать, изменять, просматривать, печатать, а самое главное – документы взаимосвязаны между собой, одно изменение заносится сразу во все необходимые файлы (при правильной настройке программы).

Примеры решений (программы): «Архив документов», Exiland Assistant (системы учета имеющихся сотрудников), VolgaCV (система учета соискателей:
резюме, календарь собеседований и т. д.).

Управление и администрация

До: схемы работы отделов и штатные расписания создаются вручную и не всегда отражают
реальную ситуацию в компании. Должностные инструкции в лучшем случае хранятся на компьютерах руководителей отделов (если они вообще есть). Отпускные, пенсионные и пр. также начисляются вручную, что создает проблемы в отношении бухгалтерии и кадров. Расчет индивидуальной эффективности сотрудников в принципе не ведется, поскольку нет единой базы данных.

После: рабочий процесс компании строится на единой базе данных, которую могут использовать разные отделы. Автоматически формируется штатное расписание и должностные инструкции, а также все начисления (по заранее установленным прави-
лам). Возможна оценка личной эффективности каждого конкретного сотрудника.

Примеры решений (программы): Fox Manager, «АБ Софт – Зарплата», Visual Data «Зарплата и кадры», GOAL «Целевое управление и премирование».

Комплексные системы

Комплексные системы управления персоналом – отдельные IT-решения, объединяющие в себе большинство, а иногда и все характеристики вышеперечисленных программ. Соответственно, их возможности уже реально представить. Опишем лишь несколько решений: «БОСС-Кадровик», «Управление персоналом», HR-Agency Desktop (больше предназначен на поиск персонала), «Кадры Плюс», «Отдел кадров» и пр. И это далеко не все возможности автоматизации работы менеджера по персоналу. А ведь, помимо уже готовых и практически готовых решений, существуют т. н. самописные программы для
управления персоналом, которые компании разрабатывают собственными силами.

Что же экономит менеджер по персоналу?

Вы в процессе чтения статьи, наверное, уже получили ответ на этот вопрос. При помощи автоматизации менеджер по персоналу экономит прежде всего время. А о том, что время дорого, вы и сами знаете, ведь вместо того, чтобы заниматься рутинным переносом данных из тестов на бумаге в компьютер, менеджер может подумать над системой мотивации. Из приятных бонусов экономии – нервы, которые больше не нужно тратить на поиск  информации в большом количестве разрозненной информации. А это не так уж мало, согласитесь.

Однако, возвращаясь к теме сложности автоматизации HR-функций, то не все так гладко.
Результатом сложных, длительных внедрений различных решений автоматизации и обучения персонала делать все по-новому может стать абсолютный ноль.
Система будет работать, только если работать с ней правильно: вовремя и в нужное время вносить данные, для чего нужно изменять мотивацию менеджеров по персоналу. И самое главное: автоматизированная система – это не живой человек, она не принимает решений, а только предоставляет информацию для этого.